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新闻发布会应该如何策划及需要注意的事项

  新闻发布会是政府、企业、社会团体或个人将新闻机构的记者聚集在一起发布消息,要求记者提问的一种活动。新闻发布会是组织与公众之间的例行沟通方式。也是新闻传播的一种有效手段,供新闻界客观报道。

  那么如何策划一场成功的新闻发布会呢?今天,与您讨论如何计划新闻发布会以及需要注意什么。


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  首先,确定新闻发布会的日期、地点和新闻点。
注意:避免与主要新闻时报发生冲突。这一步骤应在正式新闻发布会前20天完成,15天后,请在邀请函发出前预定场地。

  第二,确定组织者和参与者,包括广告公司、领导、客户、同行、媒体记者和新闻发布会承包商,确定规模和成本,签订合同。制定邀请名单,会议程序,日程安排和场地布局。
注:此步骤主要由赞助商提出,主办方负责。

  第三,按照邀请函清单发出邀请函,确保重要人员不因安排不当而错过会议。回收确认信息,制定详细的参与者名单。
注:适当扩大邀请名单,开展公关和跟踪要人活动,制定后备方案,确保记者招待会与会者的数量和质量。

  第四,采购礼品,雇佣主人,礼仪,接待员,并进行相关的培训和预览。场地的设计和布局需要考虑到每个布局和活动链接的细节,以确保场地与主题一致,活动链接紧密相连。

  第五,在正式新闻发布会开始前1-2小时,检查所有准备工作是否准备就绪,会议议程是否准确,并制定了针对意外情况的补救措施。

  第六,按计划启动新闻发布会。新闻发布会过程通常分为来宾签到、贵宾接待、主持人宣布新闻发布会开幕和会议议程,根据会议议程、会后晚餐交流、特殊公关人员个人活动等。
注意:主持人应把握会议主题,避免每一个人偏离主题。发言人发言完毕后,主持人应积极引导记者提问。遇冷时,可运用轻松、幽默的语言活跃气氛,增强记者的兴趣和问题的勇气。此外,发射时间应以2小时为限。

  第七,监督媒体发布,整理新闻稿印象,收集新闻剪报,制作新闻发布会结果数据集(包括嘉宾名单、联系信息安排、新闻发布媒体报道数据收集等)。新闻发布会摘要报告等),作为企业营销数据的保存,并可根据制作的相应宣传材料。

  第八,评估新闻发布会的有效性,总结反馈信息。没有在会议上发布新闻的记者也应该礼貌地提出问题,以便于今后的工作。


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